Zahlungsausfälle können für Unternehmen ein echtes Problem werden. Kunden geraten in Zahlungsverzug und können die Rechnung von Ihnen nicht im angesetzten Zeitraum begleichen. Sie haben das Geld allerdings bereits verplant und können dadurch selbst in Zahlungsverzug geraten, wenn Sie keine Rücklagen haben. Bei Zahlungsausfällen müssen Sie Mahnungen an die Kunden schicken. Diese Arbeit kann äußerst stressig und nervig sein. Sie möchten schließlich für Ihre Arbeit entlohnt werden. An einem bestimmten Punkt können sich Firmen auch an ein Inkasso Deutschland wenden. Passende Inkassounternehmen Deutschland finden Sie, wenn Sie nach Inkasso Deutschland, Inkasso Hamburg oder München suchen. Im Ausland finden Sie auch seriöse Inkassobüro (z. B. Inkasso Schweiz oder Österreich). Das Inkassobüro wird sich um die ausstehenden Zahlungen kümmern und übernimmt das sogenannte Forderungsmanagement. Im Folgenden wird näher beschrieben, wie Unternehmen Zahlungsausfälle vermeiden können.
Wissenswertes zu Zahlungsverzug und wie Unternehmen Zahlungsausfälle vorbeugen können
Firmen sollten versuchen, dem Kunden ein kurzes Zahlungsziel zu gewähren. Bei der Vertragsverhandlung können Sie sich für eine Zahlungsfrist von einem Monat oder 14 Tagen entscheiden. Natürlich kann das Zahlungsziel auch individuell bestimmt und besprochen werden. Bei einem Zahlungsziel von 14 Tagen sollte nach diesen zwei Wochen das Geld auf dem Unternehmenskonto eingegangen sein. Wenn sich das Geld am 15. Tag nicht auf dem Konto befindet, können Sie dem Kunden eine Mahnung zusenden. Bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen müssen Sie unter Umständen noch länger auf Ihr Geld warten, da der Kunde länger Zeit hat, die Rechnung zu begleichen. Sie wissen erst nach 30 Tagen, ob der Kunde die Rechnung pünktlich bezahlt oder nicht.
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Als Unternehmen sollten Sie Zahlungsmodalitäten und Zahlungsziele in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen erwähnen. Falls es zu einem Zahlungsausfall kommt, können Sie sich auf die AGB berufen. Es ist wichtig, die AGB prägnant und verständlich zu formulieren, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Ein zahlungsunwilliger Kunde könnte Unklarheiten in den AGB nutzen, um den Zahlungsverzug zu begründen.
Rechnungen frühzeitig stellen
Wenn Sie Ihre Dienstleistung erbracht haben, sollte die Rechnung so schnell wie möglich an den Kunden geschickt werden. Auf diese Weise können Unternehmen auf effektiv Zahlungsausfälle vorbeugen. Unternehmen sollten einen bestimmten Zeitpunkt festlegen, an dem die neuesten Rechnungen erstellt und an die Kunden verschickt werden. Organisation ist in diesem Fall äußerst wichtig.
Passende Kundenauswahl treffen
Um einem Zahlungsausfall vorzubeugen, können Unternehmen auch eine Vorauswahl bei den Kunden treffen. Nehmen Sie auf keinen Fall einen Auftrag eines Kunden an, bei dem Sie von Beginn an ein schlechtes Gefühl haben. Im Netz können Sie sich über die Kunden oder Lieferanten informieren. Sollte der erste Eindruck nicht seriös sein, dann lassen Sie die Finger von der Zusammenarbeit. Die wichtigsten Informationen finden Sie auf der Homepage des Kunden oder in Internetforen und -plattformen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Bonitäts-Prüfung oder Schufa-Auskunft über den Kunden einzuholen.
Wie können Zahlungsausfälle effektiv vermieden werden?
Es gibt verschiedene Wege, wie Unternehmen Zahlungsausfälle vermeiden können:
- Mit Skonto können Sie Vertragspartner zu einer zeitigen Zahlung motivieren. Wenn der Kunde in einem bestimmten Zeitraum nach Eingang der Rechnung das Geld überweist, wird Skonto gewährt. Der Prozentsatz von Skonto bewegt sich meistens bei zwei Prozent. Bei hohen Rechnungen können zwei Prozent bereits einen hohen Betrag ausmachen. Kunden werden versuchen, Ihre Rechnung zeitig zu begleichen. Es ist wichtig, dass es Skonto nicht in jedem Wirtschaftsbereich gibt. Im Vorfeld wird dem Kunden mitgeteilt, ob Skonto gewährt wird oder nicht. Manchmal versuchen Kunden, eigenmächtig die zwei Prozent abzuziehen, obwohl kein Skonto vertraglich verhandelt wurde. Es ist besonders wichtig, klar mit dem Kunden über die Vertragsmodalitäten zu verhandeln.
- Firmen können Zahlungsausfälle vermeiden, indem die Bezahlmöglichkeiten unkompliziert sind. Kunden sollten keine Probleme haben, Ihre Rechnungen bezahlen zu können. Um Zahlungsausfälle zu verhindern, sollten Sie verschiedene Zahlungsmethoden anbieten. Beliebte Bezahlmöglichkeiten sind Kreditkartenzahlungen oder klassische Zahlung auf Rechnung. Weitere Zahlungsmethoden sind Zahlung per Lastschrift oder Nachname. Natürlich können Sie Ihren Kunden auch eine Barzahlung anbieten.
- Bei besonders großen Projekten und hohen Rechnungen können Unternehmen Zwischenrechnungen und Anzahlungen vereinbaren. Der Kunde bezahlt also nicht die gesamte Rechnung nach Fertigstellung, sondern Zwischenrechnungen. Auf diese Weise stellen Sie als Unternehmen sicher, dass Sie bereits während des laufenden Projekts Geld bekommen. Hier können Sie mit dem Kunden verschiedene Zwischenrechnungen mit unterschiedlichen Zahlungsfristen festlegen. Die Gefahr eines Zahlungsausfalls sinkt und Sie haben mehr liquide Mittel zur Verfügung.
- Es ist wichtig, dass Unternehmen Zahlungsverhalten und die Bonität der Kunden prüfen. Sie sollten das Zahlungsverhalten der bestehenden Großkunden kennen. Dadurch können Sie eine Art Frühwarnsystem entwickeln und schnell passende Maßnahmen ergreifen.
- Unternehmen sollten sich von Geschäftspartnern und Kunden, die regelmäßig zu spät die Rechnungen bezahlen, trennen. Sie benötigen Geschäftsbeziehungen, bei denen sich der Kunde an die vereinbarten Vertragsmodalitäten hält. Zudem ist eine fristgerechte Zahlung ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung. Sie werden auf dem Markt andere Kunden finden, die Ihre Vertragsmodalitäten einhalten und schätzen.
Was können Unternehmen im Falle eines Zahlungsausfalls tun?
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Doch manchmal helfen auch die verschiedensten Maßnahmen und Vorbereitungen nichts und Ihre Kunden geraten in Zahlungsverzug. Was können Unternehmen in diesem Fall machen?
- Es ist wichtig, dass Sie als Unternehmen professionell reagieren. Sie sollten sich um das Mahnwesen zeitnah kümmern. Informieren Sie Ihre Kunden über die ausstehende Rechnung. In manchen Fällen hat der Kunden es vergessen, die Rechnung zu bezahlen. Den Kunden ist es meistens äußerst unangenehm und sie werden Ihre Rechnung schnellstens überweisen. Eine frühe Zahlungserinnerung in Form einer ersten Mahnung kann ausreichen, damit Sie zeitnah das fehlende Geld bekommen. In manchen Fällen wissen die Kunden aber genau über die Rechnung und das vereinbarte Zahlungsziel Bescheid und überweisen absichtlich nicht den fehlenden Rechnungsbetrag. Es ist wichtig, dass Sie für die Erstellung der Mahnungen auch Mahngebühren verlangen. Je länger ein Kunde mit der Bezahlung der Rechnung wartet, desto höher werden die Kosten oder die Verzugszinsen. Der Kunde wird dann alles daran setzen, die ausstehende Rechnung zu begleichen, um weitere Kosten zu vermeiden. Vielleicht öffnen Sie den Kunden auch die Augen, die nächsten Rechnungen fristgerecht zu begleichen. Für den Umgang mit Zahlungsausfällen spielt ein funktionierendes Zahlungsmanagement eine wichtige Rolle. Durch Struktur und Organisation können Unternehmen überwachen, um die Rechnungen pünktlich bezahlt wurden und schnelle Maßnahmen einleiten. Das Mahnwesen können Unternehmen über eine spezielle Rechnungssoftware steuern. Viele der Prozesse werden in den modernen Softwareanwendungen automatisiert.
- Bei zahlungsunwilligen Kunden sollten Sie ein Mahnverfahren einleiten oder sich an ein Inkassobüro wenden. Passende Inkassobüro finden Sie im Netz. Suchen Sie hier nach Inkasso Deutschland, Inkasso Schweiz oder in den jeweiligen Großstädten nach Inkasso Hamburg, Berlin, München oder Köln. Wenn es vor Gericht geht, dann entstehen hohe Anwaltskosten. Sie sollten sich hier ausführlich beraten lassen und alle Risiken berücksichtigen. Informationen bekommen Unternehmen auch bei Rechtsberatungen.
Unternehmen sollten immer bedenken, dass ausstehende Zahlung Kapital binden. Die meisten Unternehmen planen mit dem Geld und müssen selbst Rechnungen zahlen. Durch eine offene Forderung können Unternehmen selbst in Zahlungsverzug geraten. Wenn der Kunde auf Ihre Mahnungen nicht reagiert, dann sollten Sie sich an ein Inkassobüro in Ihrer Nähe wenden. Das fehlende Kapital können Sie nicht für weitere Investitionen nutzen und es wird der Fortschritt verhindert.
In der heutigen Zeit wenden sich Unternehmen aus dem Handwerk, dem Dienstleistungsgewerbe oder Handel relativ spät an ein Inkassobüro. Im Grunde genommen gibt es keinen optimalen Zeitpunkt. Es kommt immer auf die vorliegende Situation und die vereinbarten Vertragsmodalitäten an. Unternehmen können auch direkt ein Inkassounternehmen, ohne Mahnungen beauftragen, die ausstehenden Zahlungen zu begleichen. Gebühren können in diesem Fall nicht geltend gemacht werden. Nach einer Mahnung kann der Verzugsschaden (Gebühren) geltend gemacht werden. Durch die Mahnung haben zahlungsunwillige Kunden doch noch die Möglichkeit, die ausstehende Zahlung zu begleichen. Inkassobüros bieten Firmen auch an, das Mahnwesen und das gesamte Forderungsmanagement zu übernehmen. Kunden werden dann direkt vom Inkassobüro kontaktiert. Unternehmen sollten sich an ein Inkassounternehmen wenden, wenn der Kunde auf die Rechnungen und Mahnungen nicht reagiert.