Business Telefonie (Business-Telefonie) ist in der heutigen Zeit für Unternehmen besonders wichtig. Hierbei wird eine digitale Telefonanlage eingerichtet, auf die die Mitarbeiter einer Firma Zugriff erhalten. Telefonanbieter in Deutschland schalten klassische ISDN-Netzwerke ab und führen sogenannte VoIP-Netze ein. Das Praktische an diesen modernen Systemen ist, dass die Telefonanbieter den Unternehmen und Firmen verschiedene Dienstleistungen über ein Netzwerk anbieten können. Über das Netzwerk laufen Mobilfunk, TV, Fax, Internet und Telefonie. Zahlreiche Unternehmen sehen in dieser Business Telefonie zahlreiche Vorteile – sowohl betriebsintern und für die bestehenden und potenziellen Kunden.
Die Business-Telefonie bietet den Firmen verschiedene Möglichkeiten. Unternehmen können den Telefonservice an eine Agentur outsourcen. Zudem wird die gesamte Kommunikation innerhalb der Firma und mit den Kunden vereinfacht. Terminabstimmungen, Verkaufsgespräche und andere Aufgaben i Büro werden durch das neue System vereinfacht.
Wichtige Funktionen von Business Telefonie
Unternehmen haben durch eine Business-Telefonanlage die Möglichkeit, Anrufe an verschiedene Stellen weiterzuleiten. Dadurch können potenzielle und bestehende Kunden die Firma jederzeit erreichen. Eine innovative Funktion ist „Parallel-Ringing“. Hierbei wird der Anruf an mehrere Stellen weitergeleitet. Wenn das Telefon mehrmals klingelt, können Sie den Anruf direkt auf Ihr Smartphone oder ein anderes Telefon leiten.
Warum ist Business Telefonie so wichtig?
Business-Telefonie vereinfacht verschiedene Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Dank der Gruppenfunktion wird ein Anrufer an verschiedene Geräte weitergeleitet. Jedes Unternehmen kann individuelle Weiterleitungsregeln bestimmen und genau überlegen, was zu bestimmten Tageszeiten geschehen soll. Wenn ein Kunde am Wochenende oder Feiertagen anruft, sollte direkt die Mailbox anspringen.
Alternativ können Sie für diese Zeiten auch einen Telefonservice beauftragen. Der Telefondienst wird dann an eine Agentur outgesourct. Die Mitarbeiter des Telefonservices nehmen die Anrufe der Kunden entgegen und versuchen, die Fragen zu beantworten. Wichtige Informationen werden direkt nach dem Anruf an die einzelnen Abteilungen weitergeleitet.
Unterwegs erreichbar
Über eine Business-Telefonanlage können Sie auch Mobiltelefone integrieren. Wenn ein Mitarbeiter einen Einsatz im Außendienst hat, schaltet sich die Business-Telefonanlage direkt auf das Smartphone des Mitarbeiters um. So ist der Kunde auch von unterwegs erreichbar. Business-Telefonanlagen ermöglichen das Schalten von Video- und Telefonkonferenzen. Die Mitarbeiter können sich über eine Pin-Nummer in das Gespräch einwählen. So können Mitarbeiter aus unterschiedlichen Filialen oder Niederlassungen wichtige Themen besprechen.
Instant Messaging
Eine weitere Funktion von einer Business-Telefonanlage ist das „Instant-Messaging“. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte und optimierte Kommunikation innerhalb der Firma. Über die Business-Telefonanlage können Kollegen einfach kommunizieren und interagieren. Über eine „Presence-Funktion“ kann eingesehen werden, ob der Mitarbeiter am Schreibtisch sitzt oder eine andere Aufgabe ausführt.
Eine Business-Telefonanlage lässt sich einfach in eine Unternehmenssoftware integrieren. Dank der Business-Telefonanlage werden einzelne Arbeitsabläufe effizienter. Manche Telefonanbieter ermöglichen Unternehmen mit einer Business-Telefonanlage das „Screen-Sharing“. Hierbei haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Bildschirm mit dem Kunden oder Geschäftspartner zu teilen. Komplexe Themen und Projekte können so viel schneller und einfacher besprochen werden.
Vorteile von Business Telefonie
Unternehmen sollten eine moderne Business-Telefonanlage nutzen, um von den verschiedenen Vorteilen des innovativen Systems zu profitieren. In diesem Abschnitt werden die einzelnen Vorteile einer Business-Telefonanlage näher beschrieben.
- Eine Business-Telefonanlage (Cloud Telefonie) ist ortsunabhängig. Dadurch können Firmen flexibel auf den Markt, Kunden oder Geschäftspartner reagieren. Ihre Mitarbeiter können eine Business-Telefonanlage überall nutzen. Das Einzige, das benötigt wird, ist eine funktionierende Internetverbindung. Business-Telefonie ist das perfekte System für Büroangestellte, Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienstmitarbeiter. Zudem lassen sich unterschiedliche Niederlassungen in das System problemlos integrieren.
- Die Weboberfläche einer Business-Telefonanlage ist übersichtlich und besitzt eine einfache Struktur. Sie werden keine Probleme mit der Einrichtung der Cloud Telefonie haben. Sie können das Webportal für die Administration, Einrichtung und Verwaltung nutzen.
- Ein weiterer Vorteil einer Business-Telefonanlage ist eine hervorragende Sprachqualität. Manche Telefonanbieter bieten Unternehmen auch „HD-Voice“ an. Hierbei ist die Sprachqualität noch besser.
- Bei einer Business-Telefonanlage können sich Unternehmen die Investitionskosten sparen. Im Vergleich zu klassischen ISDN-Anschlüssen sind die Business-Telefonanlage wartungsfrei und es fallen keine Kosten an. Unternehmen können sich für einen passenden Vertrag entscheiden und sollten sich beim Telefonanbieter über das Verbindungsentgelt informieren. Da die meisten Verträge flexibel sind, können Sie hier zwischen 20 und 40 Prozent der bisherigen Kosten sparen.
- Business-Telefonanlagen bieten Unternehmen eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit. Zahlreiche Telefonanbieter arbeiten hier mit Hochleistungs-Rechenzentren zusammen, um den Kunden eine sichere Leitung bieten zu können. Die Hochleistungs-Rechenzentren sind weniger anfällig für Störungen. Störungen können zu großen Problemen führen. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine moderne Business-Telefonanlage. Bei einer Störung haben Sie zudem die Möglichkeit, das Gespräch auf Ihr Mobiltelefon umleiten zu lassen.
- Über die Business-Telefonanlage können Sie mehr als 100 Funktionen nutzen. Sie sollten sich mit den Abteilungsleitern beraten, welche Funktionen sinnvoll für die Firma sind.
- An eine Business-Telefonanlage können unterschiedliche Endgeräte angeschlossen werden. Für die Nutzung einer Business-Telefonanlage müssen Sie in den meisten Fällen keine neuen Telefone kaufen. Hier können Investitionskosten in neue Hardware sparen. Sie sollten bedenken, dass Sie mit einem IP-Telefon unterschiedliche Möglichkeiten haben. Zum Telefonieren am Arbeitsplatz kann aber auch ein Smartphone, ein Laptop oder der PC genutzt werden. Auf dem Endgerät benötigen Sie lediglich eine passende App.
- Die Kommunikation innerhalb der Belegschaft und mit den Kunden wird vereinfacht. Die Zusammenarbeit im Team wird optimiert. Dank der verschiedenen Features wie File-Sharing, Webmeetings, Intant-Messaging kann effizienter an einem Projekt gearbeitet werden. Die Features können gleichzeitig für eine verbesserte Kundenkommunikation genutzt werden.
- Bei wichtigen Investitionsentscheidungen treffen sich die Geschäftspartner. Durch eine Business-Telefonanlage kann jeder Geschäftspartner an einem wichtigen Meeting teilnehmen.
- Einer der größten Vorteile einer Business-Telefonanlage ist die Skalierbarkeit. Sie können die Business Telefonie jederzeit an die Bedürfnisse der Firma und die Anzahl der Mitarbeiter anpassen. Das Praktische an den flexiblen Verträgen ist, dass Unternehmen meistens nur die Anzahl der Nebenstellen bezahlen müssen, die auch genutzt werden. Auch hier ist die Business-Telefonie besonders flexibel.
Tipps für Ihre Business Telefonie
Durch den digitalen Fortschritt wird die Kommunikation im Betrieb immer digitaler. In der heutigen Zeit werden wichtige Informationen digital an die Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner versendet. Für die Einführung einer Business-Telefonanlage müssen Sie sich für das passende System entscheiden.
Telefontraining
Telefontraining ist wichtig, damit Ihre Mitarbeiter das neue System auch korrekt anwenden können. Beim Telefontraining dreht sich alles um die neue Business-Telefonanlage und die Features. Mitarbeiter lernen, wie sie die Funktionen für Kundengespräche, die Kundenakquise oder Gespräche mit Geschäftspartnern nutzen können.
Erreichbarkeit
Das Thema Erreichbarkeit ist bei der Einführung von Business-Telefonie essenziell. Unternehmen sollten sich Gedanken um die Weiterleitungsregeln machen. So werden eingehende Anrufe immer an einen freien Mitarbeiter weitergeleitet. Für Feiertage oder Wochenenden kann es für Unternehmen auch sinnvoll sein, den Telefonservice outzusourcen. In diesem Fall übernimmt dann eine Agentur den Telefonservice. So können sich Kunden bei Verständnisfragen oder anderen Problemen an die Mitarbeiter der Agentur wenden.
Fazit
Business Telefonie bietet Unternehmen in der heutigen Zeit vielfältige Möglichkeiten, um die betriebsinterne Kommunikation und die Kundenkommunikation zu verbessern. Über eine moderne Business-Telefonanlage können Informationen transparent geteilt und dank der Gruppenfunktion besprochen werden. Jedes Unternehmen sollte genau überlegen, welche Funktionen einer Business-Telefonanlage für die eigene Firma sinnvoll sind.