Unternehmen haben durch den digitalen Fortschritt verschiedene Möglichkeiten, für die eigene Marke zu werben oder ein neues Produkt zu vermarkten. Durch die gestiegene Informationsflut ist es wichtig, dass Sie Wege finden, um sich von der Konkurrenz zu unterscheiden. Hier können Sie sich für ein Business Event entscheiden. Es kann sich um eine Tagung, eine Messe, ein Produktlaunch oder eine Firmenfeier handeln. Business Events sind facettenreich und eignen sich für unterschiedliche Zwecke. Für den Erfolg eines Business Events sollten Sie sich Gedanken um die Planung und Organisation machen.
Zusammen im Team können Sie einen geeigneten Ablaufplan entwerfen, damit das Event reibungslos organisiert werden kann. Wichtige Punkte bei der Planung sind die Ziele der Veranstaltung, die Location, die Vorträge und Redner, passende Soundeffekte und Musik, die Beleuchtung, Unterhaltung, die Verpflegung und der passende Empfang. In den folgenden Abschnitten wird näher erläutert, wie Sie ein Business Event erfolgreich planen und durchführen können.
Planung ist das A und O
Bei der Planung eines Events können Sie verschiedene Werkzeuge und Tools nutzen. Das Marketing spielt hier auch eine wichtige Rolle, um die Reichweite des Events zu erhöhen. Als Erstes sollten Sie die Art des Events definieren. Für eine Firmenfeier, ein Produktlaunch oder eine Tagung müssen verschiedene Punkte beachtet werden, die im Folgenden näher beschrieben werden:
Passende Ziele formulieren
Für das Konzept müssen Sie Ihre Zielgruppe definieren. Als Nächstes können Sie ein oder mehrere Ziele formulieren, die zum Event passen. Hier ist es wichtig, passende Mitarbeiter für das Team zu finden. Sie können auch mit einem Geschäftspartner zusammenarbeiten. Bei der Zielformulierung müssen Sie darauf achten, dass die Ziele definierbar, realistisch, messbar und spezifisch sind. Für eine Messe ist Networking besonders wichtig.
Die Kunden und Teilnehmer der Messe können sich auf der Veranstaltung vernetzen und sich über ein bestimmtes Themengebiet austauschen. Bei einem Produktlaunch stellen Unternehmen neue Marken, Dienstleistungen und Produkte vor. Das Ziel des Produktlaunches ist die Neukundengewinnung und die Steigerung der Reichweite und Umsatzzahlen. Mit einer Zielgruppenanalyse können Sie die Unternehmen und Kunden für das Event bestimmen.
Budgetkalkulation
Ein wichtiger Punkt ist die Finanzierung des Events. Im Team müssen Sie alle relevanten Kosten aufführen, um sich einen Überblick verschaffen zu können. In der Budgetkalkulation führen Sie neben den Kosten auch verschiedene Einnahmequellen auf und stellen diese gegenüber. Eine übersichtliche Struktur ist hier besonders wichtig. Über Fördergelder, Spenden, Sponsoren und Eintrittsgelder können Sie Einnahmen für das Event generieren.
Für die Redner, das Personal, Marketingstrategien, die technische Ausstattung, das Programm und die Location entstehen Kosten. Es ist wichtig, dass Sie einen Puffer von zehn Prozent des gesamten Budgets einkalkulieren, um auf außerordentliche Kosten reagieren zu können.
Location für das Event finden
In der Planungsphase müssen Sie sich Gedanken um eine geeignete Location machen. Für kleine Firmenfeiern oder -events können Sie ein Vereinsheim oder einen ähnlichen Raum mieten. Für ein Sommerfest können Sie auch ein großes Faltzelt kaufen. Das Faltzelt eignet sich für den Empfang oder das Catering. Bei einem größeren Business Event müssen Sie sich Gedanken um die Verfügbarkeit und den Standort machen.
Natürlich müssen Sie bei der Auswahl der Location immer Ihr Budget beachten. Im Netz finden Sie zahlreiche Dienstleister, bei denen Sie eine passende Location für Ihr Event mieten können. Nehmen Sie sich für die Planung der Location genügend Zeit. Die besten Locations sind bereits lange im Voraus reserviert. Es ist hilfreich, früh mit der Suche nach einer passenden Location zu beginnen.
Vorträge und passende Redner finden
Als Organisator eine Tagung, Messe oder einer anderen Veranstaltung müssen Sie passende Themen für die Vorträge und Inhalte finden. Allerdings müssen die Inhalte auch gut vorgetragen werden. Es ist wichtig, dass Sie passende Redner für Ihr Event finden. Vortragende sollten sich auf einem Fachgebiet auskennen und die Informationen fachgerecht aufbereiten und präsentieren können. Die Interaktion mit den Kunden und Teilnehmern ist hier besonders wichtig. Einen erfahrenen Redner zu finden, kann schwierig sein.
Bei der Suche sollten Sie auf seine Referenzen und Fachwissen achten. Bühnenpräsenz ist hier das A und O. Seriöse Referenten haben eine eigene Homepage, auf der Sie sich über sein Know-how und die Redekünste informieren können. Prüfen Sie seine Performance und schauen Sie sich Videos von den Präsentationen an. Im Vorfeld sollten Sie auch Ihre Vorstellungen ansprechen, damit der Referent alle wichtigen Themen im Vortrag anspricht.
Personal finden
Neben den Referenten müssen Sie sich um weiteres Personal für das Event kümmern. Sie benötigen Mitarbeiter, die sich um den Empfang und das Catering auf dem Event kümmern. Zudem benötigen Sie technisches Personal, das sich um die Installation der technischen Geräte und Anlagen, die Beleuchtung und das Soundsystem kümmern. Vor dem Start des Events sollten Sie in einem Probelauf alle Bereich testen. Hier können Sie kleine Fehler oder Probleme erkennen und ausbessern. Das richtige Personal ist für den Erfolg eines Business Events immens wichtig.
Verpflegung
Verpflegung ist ein weiterer Punkt, um den Sie sich im Vorfeld kümmern müssen. Suchen Sie im Netz nach passenden Catering-Anbietern. Möglicherweise bietet der Vermieter der Location einen Catering-Service an. In den kleinen Pausen können Ihre Gäste eine Kleinigkeit essen und trinken. Die Verpflegung sollte zu den Rahmenbedingungen des Events passen.
Technische Ausstattung
Für das Event sollten Sie Mitarbeiter bestimmen, die sich um die technischen Geräte und das passende Equipment kümmern. Die richtige Beleuchtung und Beschallung sind für die verschiedenen Vorträge besonders wichtig.
Software
Im Netz gibt es verschiedene Event-Management-Systeme, die Sie für die Planung und Organisation des Events nutzen können. Mit dem Tool können Sie Aufgaben besser verteilen, Termine überwachen und andere wichtige Bereiche verwalten. Bei der Suche nach einem passenden Event-Management-System sollten Sie auf die verschiedenen Funktionen und Features achten.
Welche Arten von Business Events gibt es?
In der Planungsphase sollten Sie als Erstes überlegen, welche Art Business-Event Sie planen
Tagungen
Auf einer Tagung kommen Unternehmen, Experten und Geschäftspartner zusammen, um sich über ein bestimmtes Themengebiet zu informieren. Eine Tagung dient auch zum Vernetzen und zum Austausch. Die Kollegen, Kunden und Geschäftspartner können sich untereinander austauschen und lernen neue Trends kennen.
Messe
Auf einer Messe können Unternehmen ihre neuesten Dienstleistungen und Produkte vorstellen. Die Veranstaltung dient auch dazu, die Reichweite einer Marke zu erhöhen und Neukunden zu gewinnen. Eine Messe geht in der Regel über mehrere Tage. Bekannte Messen sind die Games Convention in Köln oder die Expo in Hannover. Hier kommen die führenden Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen und stellen ihre neuesten Produkte vor.
Tag der offenen Tür
Beim Tag der offenen Tür erhalten Geschäftspartner, Unternehmen, potenzielle Mitarbeiter und Kunden einen Einblick in ein Unternehmen und die Firmenstruktur. Ein Tag der offenen Tür ist eine Marketing-Veranstaltung, um die Reichweite und Bekanntheit einer Firma oder Behörde zu verbessern.
Schulung
Eine Schulung ist ein Event, auf dem sie Angestellte aus einer bestimmten Branche weiterbilden können. Neben den Schulungen finden auch Webinare statt. Hier können sich die Teilnehmer online weiterbilden.
Produktpräsentation / Produktlaunch
Ein Produktlaunch ist für Unternehmen besonders wichtig, um neue Dienstleistung, Prozesse, Herstellungsverfahren oder Produkte vorzustellen. Die Events sind für den strategischen Erfolg eines Unternehmens besonders wichtig.
Firmenfest
Ein Firmenfest richtet sich an die Mitarbeiter eines Unternehmens. Durch die Feier soll die Mitarbeiterbindung und die Motivation der Angestellten gesteigert werden.
Fazit
Die Planung ist für den Erfolg eines Business Events das A und O. Als Organisator müssen Sie passende Referenten, Themengebiete und eine geeignete Location finden. Für die Organisation können Sie ein Event-Management-System nutzen. Die Tools bieten Ihnen verschiedenen Funktionen und Features, die Ihnen die Planung erleichtern werden. Für das Event benötigen Sie einen detaillierten Ablaufplan.
In einem Probelauf können Sie alle Bereiche kontrollieren und bei Problemen nachjustieren. Sie sollten beachten, dass immer etwas Unvorhergesehenes passieren kann. In diesen Fällen müssen Sie als Veranstalter und Organisator souverän reagieren und ruhig bleiben. Im Anschluss an die Veranstaltung folgt die Nachbereitung. Holen Sie sich Feedback von den Teilnehmern, um die Planung für das nächste Event optimieren zu können.