Eine Sekretärin oder Assistentin zu haben war in der früheren Zeit ein Statussymbol hochrangiger Führungspersönlichkeiten. Häufig galten sie als die rechte Hand oder die engste Vertraute, die über alles Bescheid wusste. Doch wieso gab es so viele Sekretärinnen und nur selten einen Sekretär im Unternehmen? Und wenn, wie waren die Aufgaben verteilt? Wir schauen uns die Hintergründe für diesen Job an und vergleichen die Situation früher und heute.
Der Beruf der Sekretärin – ein Blick in die Historie
In streng kapitalistischen Einrichtungen, die Unternehmen nun einmal sind, gilt das Gesetz des komparativen Kostenvorteils. Dieses besagt, dass die Effizienz dann am höchsten ist, wenn jede Aufgabe von einem Mitarbeiter mit der niedrigst möglichen Qualifikation ausgeführt wird. Ein Vorstand oder ein hoher Manager hat beispielsweise 50 bis 60 Stunden Arbeitszeit zur Verfügung. Wenn dieser Briefe tippt, Kaffee kocht oder eine Reise bucht, dann nutzt er seine Zeit nicht optimal. Würde er diesen Job jemandem mit geringerer Ausbildung und geringerem Gehalt abgeben, würde das Unternehmen davon massiv profitieren.
Traditionell entstand aus solchen Betrachtungen der Beruf der Sekretärin oder der Assistentin. Typischerweise wurden solche Posten an Frauen vergeben, während der Vorgesetzte so gut wie immer ein Mann war. Grund dafür waren die gesellschaftlichen Strukturen jener Zeit. Immer wieder hört man zwar, dass auch in den den früheren Jahrzehnten Frauen Jura studierten oder Ärztinnen wurden. Sie waren jedoch die Ausnahme. Leitende Positionen zu übernehmen war noch viel seltener. Im Sekretariat zu arbeiten gehörte zu den typischen Aufgaben, in denen die Berufstätigkeit von Frauen akzeptiert wurden.
Mit diesen Positionen kam manchmal viel Macht einher. Vor allem dann, wenn jemand Chefsekretärin wurde. Sie war dann die erste Ansprechpartnerin für alle und konnte entscheiden wer zum Chef darf und wer nicht. Da sie jeden Brief lesen durften und Zugang zu sämtlichen Unterlagen hatten, wussten sie über das gesamte Unternehmen Bescheid. Häufig wurden sie auch in wichtige Entscheidungen einbezogen, aber nur inoffiziell, ohne Anerkennung für ihre Leistungen.
Der Beruf der Sekretärin heute
Auch heute noch gibt es mehr als genug allgemeine Sekretariatsaufgaben, die erledigt werden müssen, damit die Chefetage oder ein ganzes Team entlastet werden. Dazu gehören vor allem diese Tätigkeiten:
Aufgabengebiete im Sekretariat:
- Telefonate annehmen und nach Außen tätigen
- alltägliche Korrespondenz per Mail oder Brief durchführen
- Ablage und Verwaltung von Akten und wichtigen Dokumenten
- Organisation von Terminen und Besprechungen
- Buchen von Reisen
- Beschaffung von Büromaterial
- Empfang und Betreuung von Gästen
Auch wenn die gesellschaftlichen Strukturen sich verändern, ist es auch heute noch wahrscheinlicher, dass Vorgesetzte eine Assistentin haben als einen Assistenten. Scheinbar ist der Job als Sekretär eine Rolle, in die männliche Arbeitnehmer nicht gerne schlüpfen. Veränderungen gibt es eher in Sachen Zusammensetzung der Geschäftsführung. Dort gibt es deutlich mehr Frauen als früher.
Zudem hat sich das Thema Assistenz allgemein geändert. Heute wird teilweise ein externer Sekretariatsservice mit solchen Aufgaben betraut. Möglich wird das dadurch, dass die Technologie es erlaubt dass Chef und Assistent*in räumlich weit getrennt voneinander operieren. Mit diesem Outsourcing entlasten Firmen ihre eigene Personaldecke und machen ihre Kostenstrukturen flexibler.
Welche Fähigkeiten benötigen Assistenz-Jobs?
Hinsichtlich der Anforderungen an diese Tätigkeit liest man in den Stellenausschreibungen vor allem diese Themen: Kommunikative Fähigkeiten sind die Basis. Zudem ist ein guter Umgang mit MS Office-Programmen der Standard. Wichtig sind auch Soft-Skills, denn in diesem Job bekommt man es zum Teil mit sehr komplexen Herausforderungen im zwischenmenschlichem Bereich zu tun.